Система электронного документооборота предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства в организациях, а также для информационного обеспечения сотрудников организаций. Она поддерживает полный «жизненный цикл» документа: создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. Система может работать в корпоративной сети у многих сотен пользователей. Между подсистемами, установленными в разных подразделениях, формируется единая информационная среда, которая не только обеспечивает обмен документами, но и представляет возможность организации единого хранилища данных и повсеместного доступа к нему по технологии Интернет/Интранет в рамках компетенции каждого пользователя.
Система электронного документооборота позволяет:
- автоматизировать процесс делопроизводства;
- организовать электронный документооборот;
- сформировать банки входящих, исходящих и внутренних документов;
- предоставить оперативный доступ к информации;
- подготовить организацию к переходу на безбумажный документооборот.
Основные отличия:
- Готовые решения для типовых задач
Каждая из подсистем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована на решении типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, централизованный контроль распорядительных документов, поручений и др. Это дает возможность предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства.
- Единое информационное пространство
Формируется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.
- Реальность в постановке задач
Система электронного документооборота рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота, поэтому первая ее задача - поддержка и обслуживание бумажного документооборота. Вторая задача, которую она позволяет решить - постепенный переход от бумажного к электронному документообороту
Принципы функционального построения системы основываются на нормативно-правовых актах Российской Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти.
